회의 시간 줄이기

 

[만물상] 회의시간 줄이기

 

김기천 논설위원 kckim@chosun.com

 

입력 : 2005.07.11 18:36 47'

 

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어느 회사에서

 

그달치 영업목표

 

와 영업전략 회의

 

가 한창이다.

 

 

갑자기 회의실

 

문이 열리더니

 

여직원이

 

“홍 대리님, 거래처

 

에서 전화왔어요”

 

라고 알린다.

 

후다닥 자리로 돌아간 홍 대리의 진짜

 

통화상대는 다른 부서 입사동기다.

 

 

둘은 “나야, 임마. 시간 잘 맞췄지?”

 

“그래, 지겨워 미칠 뻔했다.

 

너는 회의 언제냐?

 

바로 전화해 줄게“라며 희희낙락한다.

 

 

직장인의 애환을 그려냈던 연재만화의

 

한 장면은 넌더리나도록 진을 빼는

 

회의문화를 풍자한다.

 

 

▶1990년대 후반까지 일본 캐논전자는

 

각 사업부 업무보고 때마다 아침부터

 

오후 5시까지 꼬박 이틀씩 회의를 했다.

 

지금은 반나절이면 끝난다.

 

사카마키 히사시 사장이 취임하면서

 

회의실 탁자 다리를 30㎝ 높이면서다.

 

모든 회의는 서서할 수밖에 없고 다리가

 

아파서라도 마라톤회의는 할 수 없게

 

됐다.

 

사카마키 사장은 “서서 회의를 하면

 

집중력이 높아지고 다리에 자극을 받아

 

두뇌회전도 빨라져서 조는 일도 없어

 

진다”고 했다.

 

 

▶피터 드러커는 “회의는 예외적으로

 

열려야 한다”고 했지만 샐러리맨들은

 

직장생활이 ‘회의에서 시작해 회의로

 

끝난다’고 자조한다.

 

 

직급이 높아질수록 회의에 더 많은 시간

 

을 뺏긴다.

 

‘망해가는 기업에 마라톤 회의가 잦다’는

 

말처럼 회의가 길수록 효율은 떨어지게

 

마련이다.

 

 

미국 3M사가 조사해봤더니 관리자들은

 

1주일에 하루 또는 하루 반나절을 회의로

 

보내고, 그중 거의 절반은 시간낭비

 

였다고 한다.

 

 

▶요즘 기업들은 회의문화 바꾸기에

 

갖은 아이디어를 짜내고 있다.

 

회의시간은 줄이되, 모든 참석자들이

 

활발하게 의견을 내도록 참여도를

 

높이려는 것이다.

 

미국의 시어스 로벅은 캐논처럼 회의는

 

서서 하고 되도록 15분 안에 끝내는 것

 

을 원칙으로 한다.

 

 

네슬레 미국법인은 금요일을 ‘회의 없는 날’

 

로 정했다.

 

 

회사 근처 커피점이나 생맥주집 같은 곳

 

으로 회의 장소를 옮겨 분위기를 바꿔보는

 

기업들도 있다.

 

 

▶LG전자가 이달부터 ‘111 캠페인’을

 

벌이고 있다고 한다.

 

‘회의 자료를 최소한 1시간 전까지

 

공유하고, 회의시간은 1시간 이내로

 

줄이고, 회의 결과는 1시간 안에 공유

 

하자’는 캠페인이다.

 

 

일본 컨설턴트 니시 히토시는 ‘커피가

 

식기 전에 회의를 끝내라’는 책에서

 

‘회의의 궁극적 목표는 회의를 하지

 

않는 것’이라고 했다.

 

 

각자 완벽하게 회의 준비를 해오면

 

굳이 회의를 할 필요가 없어진다는

 

뜻이다.

 

 

커피 한 잔씩 타 들고서 회의에

 

들어와 볼 일이다.